⏱️ 5 分鐘職場溝通術
教你 3 招，快速提升 Email 寫作和開會效率
Hi 我是朱騏 👋 又到了每週給你寫封信的時間啦～
最近我在做「線上課程大掃除」。
2023 年我買了好多線上課程，慚愧的是有許多課連開都沒開過。
噴了這麼多錢但都沒看，是時候該還一些學習債了。
我看著「已購課程」畫面上各種琳瑯滿目的課程。
但要先看哪一個啊？
這時，我突然想到最近被主管加到許多和業務的跨部門會議中。
會議這麼多，能夠把資訊精準的傳達出去好重要…
好吧！
就從 Vicky Zhao 的《5 Minute Communication Framework》開始好了！
簡單介紹一下 Vikcy。
她是一位擁有 16 萬訂閱者的YouTuber，同時也是一位擁有 9 年管理諮詢經驗、受過律師訓練的顧問。
老實跟你說，在商業溝通上我一直不是很在行。
每次寫完 Email 準備寄出前，我總要檢查好幾次看看內容是否表達我想說的，我才敢按下「傳送」。
我很喜歡這堂課的原因，是 Vicky 會根據不同的工作場景，提供她自己實戰多年的溝通模版。
簡單、直接、不廢話，天呀我愛死她了！
雖然目前只看了 3 堂課程，我就馬上用在日常工作上了。
好啦，講了這麼多只是想讓你知道我有多喜歡她。
這封電子報跟你分享我從 Vicky Zhao 學到的 3 個溝通技巧，幫助你提升工作效率。
溝通技巧 1. 寫 Email 時，在 30 秒內讓收信人了解重點，並且採取行動的 Email 模版
在職場工作中，Email 的表達很重要。
學會用簡潔、直接講重點的方式寫 Email，可以讓收信人馬上得到重點並且採取行動。
下方是 Vikcy 分享的 Email 模版框架，我把它修改成中文的使用場景：
範本
主旨：[行動敘述/更新] 簡短敘述
Hi [姓名],
重點：{我的請求/重點簡述}
摘要
• {必要資訊}
• {細節}
• {這封信的附加資訊}
{對方的下一步行動}
如果有問題，請隨時通知我。
朱騏實際範例
主旨：[請審核] 2023.Q4系統更新教育訓練簡報
Hi [姓名],
重點：請在本週五 (11/24) 之前，檢查並且回覆教學簡報內容是否可行
摘要
• 目標：給業務的教育訓練，熟悉本次系統功能更新
• 內容：付款功能新增加密貨幣支付
• 附檔：請參考教育訓練簡報 (簡報連結)
請你幫忙在 本週五 (11/24) 之前，檢查並且回覆簡報內容是否可行。
如果有問題，請隨時通知我。
朱騏溝通技巧 2.擔任會議主持人時，隨時掌握討論狀況的 1 個實用框架
第二個要分享的是《5 Minute Communication Framework》中，開會中好用的會議主持框架–Parking Lot Method (停車場框架)。
如果你發現同事經常跑題，這個框架可以拿去試看看。
Parking Lot Method 分成 3 個部分
Goal：這次會議的目標是什麼
On Topic：有聚焦在目標的點子是什麼
Off Topic：離題的點子是什麼
在會議中邊聽邊紀錄，就能隨時掌控會議進度。
如果發現同事離題，可以跟他說：
你提的點子很棒耶。
這個點子可以幫助我們把 [會議目標] 想的更透徹。
我們先集中討論 [會議目標]，接下來我們再回頭討論你的點子。
例如：
你提的行銷策略很棒耶。
這個點子可以幫助我們把 [Landing page 設計] 想的更透徹。
我們先集中討論 [Landing page 設計]，接下來我們再回頭討論你的行銷策略。
這樣打個太極，既尊重對方又可以把焦點導回到會議目標上。
溝通技巧 3. 擔任會議主持人時，最後做總結的 1 個實用模板
你有沒有覺得，做會議總結挺困難的？
剛才大家七嘴八舌講了一堆東西，要替大家收尾還真不容易。
沒關係，最後我想跟你分享 Vicky 的一個簡單又好用的總結模板-簡稱 131 。
131 由以下內容組成
1 Goal: 這場會議要達成的目標
3 Ideas: 有符合會議目標的的 3 個點子
1 Action: 下一步行動要做什麼
最後總結可以這樣說：
讓我最後作個總結。
這場會議我們的目標是 [討論 Landing Page 設計]。
我們討論出 3 個好點子：
1. 跟老闆確定方向
2. 跟行銷團隊推廣日期
3. 跟財務確定外包預算
所以我們的下一步行動，不如從 [跟老闆確定方向] 開始？
我可以跟老闆確定方向，Julia 可以跟行銷團隊確定推廣日期，因為她之前有跟行銷團隊合作過。
用這個方式替會議做總結，同事就會覺得你頭腦清楚。(因為我在辦公室真的被這樣誇獎了)
趕快試試看吧！
📥 2023 年，你有買過哪一堂超級推薦的線上課程呢？
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放心我的腦波很強，絕對不會腦衝亂買的 (應該啦🤔)
非常喜歡你的推薦和心得分享，受益良多，內容量剛好，不會太多也不會太少，很快就可以學習起來