🌋 工作壓力大到崩潰？
3 招教你管理待辦事項，讓你不再手忙腳亂！
Hi 我是朱騏 👋 又到了每週給你寫封信的時間啦～
這禮拜發現了許多實用的 AI 工具，每個都讓我好驚艷！
接下來我打算使用短影音的方式，來記錄與分享這些實用的 AI 工具。
這週先跟你介紹 Napkin.ai 這款工具，它能夠快速替一段文字內容配圖。
如果你喜歡這個教學，可以追蹤我的 IG。
可以在第一時間， Follow 到這些 AI 工具的消息與教學！
這週來分享一本好書
叫作 《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》。
這本書講了 100 個時間管理訣竅。
如果你像我一樣有關注時間管理的書籍，書中我想有 6 - 7 成的訣竅你都知道了。
但我還是從剩下 3 - 4 成中獲得了許多啟發！
本週電子報讓我跟你分享其中 3 個啟發，它們都跟「工作優先順序」有關。
分別是：
如何透過減少不必要的任務，給自己創造更多時間？
當有很多事情要做時，我們怎麼排序任務會比較好？
為什麼有些看起來不重要的工作，往往需要提早處理？
啟發 1. 如何透過減少不必要的任務，給自己創造更多時間？
作者說：
在管理時間之前，應該先了解「任務=應該做的事情」。
我們只能通過停止做某事、或把事情交給別人做，來創造時間。
這很有意思！
過去我在安排自己的工作時，總是先想著：「哪件事情最重要，我應該先做哪件事情。」我從來沒想過 停止做某件事情 是同樣重要的。
那我們應該要停止做什麼事情呢？
我想到的是：非自己專業的事情，就可以委託他人代勞。
這在我變成自由工作者之後，變的更重要了。
就拿這一次跟 Hahow 好學校的課程 來說，我幾乎把「行銷」推廣的事情交給 Hahow 同仁來做，自己則是採取定期追蹤來確認進度。因為人一天的時間，就這麼多。
我決定把時間多花在強化自己擅長的事情上，而不是補足自己不擅長的事情上。
延伸應用：把自己的優勢衝到最大
這個觀念的背後，其實就是告訴我們：
想清楚自己，到底在行什麼東西。
多做自己在行的事情，把自己的優勢衝到最大。
少做自己不在行的事情，把多出來的時間拿去做在行的事情。
啟發 2. 當有很多事情要做時，我們怎麼排序任務會比較好？
作者說：
要高效取得成果，需要同事考慮任務的「重要性」和「急迫性」，並設定優先順位事先做好安排。
提高時間效益時間（時間和成果的比例）的秘訣在於專注與任務而非時間。
大原則就是「任務優先，時間其次」。
我很贊同這樣的論點。
因為這可以讓我們把精神放在「產生價值」，而不是「消耗時間」。我們之所以要完成任務，是因為完成後可以賺到錢或是取得成就感（價值）。
所以一天一定要工作 8 小時嗎？
不一定，只要能完成「有價值的任務」那天其實就能收工了。
那麼一天只能工作 8 小時嗎？
也不一定，因為任務沒做完（沒辦法產生價值）的話，那麼那天也不好提前收工。
這件事情在自己創業後特別有感。以前在公司工作，都是期待把一天 8 小時耗完就可以走人了。現在替自己工作，都是想辦法多完成幾個有價值的任務。
至於一天要工作多久，反而沒那麼重要了。
延伸應用：學到一個知識點就停止
這個觀念，也可以用在下班後的學習時間。
以前在看書或上課時，都會想「自己今天要學習 2 小時」; 現在在看書或上課時，則是想「學完一個能拿來用的觀念就結束」。
有沒有達到特定時間，反而變得不重要了。
重要的是今天有學到一個知識點，那就足夠了。
啟發 3. 為什麼有些看起來不重要的工作，往往需要提早處理？
作者說：
在安排工作時，除了要掌握整體狀況之外，另一件重要的事情是要考慮後續工序。
後續工序是指在自己之後承接後續工作的對象（執行下一道工序的人）。
工作效率高的人會讓後面的人更容易做事, 最終將有助於提升整體的速度。
生活或工作中，有些任務很神奇。
起初你覺得事情都很簡單，於是就慢慢拖慢慢做。但不知道什麼時候，這個任務就會變得很緊急。
例如我在上一份擔任軟體技術寫手的工作時，就常發生：明明工程師才在開發功能，結果過了 1 週後，業務就跟我說：「XX 功能的說明書寫好了嗎？可以教我們了嗎？我們準備要去開發業務了。」
等等，功能都才在開發，為什麼就要寫說明書了啊？
後來我才知道，像是寫說明書這件事，看似是軟體開發完成後的工作。
但事實上，業務團隊需要這些資料提前了解產品的核心功能，才能提早開始推廣準備。
後面流程多的事情，越早搞定越輕鬆
這讓我想到工廠中的流水線。
當一個專案愈大時，往往會需要愈多個工人接力工作。
處在流水線中端的工人（例如我），就會覺得：「哎呀，還有時間慢慢來。」我以為還有時間慢慢來，結果後面的人因為等不到成果，整個進度就卡住了。
所以有些看似不重要的任務，提早處理不只是為了讓自己輕鬆點，而是讓其他人有時間去準備。
尤其是那些後面流程多的事情，自己越早搞定，大家都輕鬆。
延伸應用：排序自己的工作
這個概念也可以用來安排自己的辦公室工作。
如果有 3 個重要性相似、且都沒那麼趕的工作，我們該先做哪一個呢？
答案是：先做那個「後續工序」多的工作。
有時間就做起來就先放著。
之後人家需要的時候，自己馬上就能交差了。
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