📊 上班族的簡易個人專案管理指南
用一張 Google Sheet 管理生活專案，再也不怕事情爆炸
Hi 我是朱騏 👋 又到了每週給你寫封信的時間啦～
這週我要跟你分享一個實用的「個人專案管理」工具。
如果你不知道怎麼管理生活中「長時間要做的事情」，那你一定得試試「平行互見表」這個工具。
這個工具是我從時間管理講師–沈建宏的 YouTube 上學到的工具 。
它的概念很簡單：
用一張 Google Sheet，把「一個月的全局」跟「一週的細節」一起視覺化。
這樣你就能一眼看出：
下一週會不會排太滿？
哪些專案正在進行？
哪些任務卡住？
下面我把自己的使用方式整理成 8 個步驟，你照著做就能立即上手：
步驟 1: 建立你的 Google Sheet
步驟 2: 把所有「專案」列出來
步驟 3: 在最右側寫下這個專案的「定義」
步驟 4: 替每個專案做任務發想
步驟 5: 把生活和工作專案都拆完
步驟 6: 把「一定要做的」先填進 General
步驟 7: 再把每個專案的任務,排進「下週」欄位
步驟 8: 跨週欄位用來安排「未來已知會發生的」
備註：沈建宏是用 Evernote 和紙本筆記來實踐，我是選擇用 Google Sheet 來實踐，這篇文章分享我的實作方法。
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步驟 1：建立你的 Google Sheet
先開一個新的 Google Sheet 檔案。
我之所以選擇 Google Sheet，是因為：
它完全免費，你不用額外花錢買工具。
它可以在手機、平板、電腦上同步，隨時隨地都能查看和更新。
Google Sheet 的格子狀設計，天生就適合用來做「時間軸管理」
你可以很直覺地看出每週的任務分布。
讓我舉個例子
假設現在是 2025 年 11 月，你打開 Google Sheet 後在第一列(最上面那一排)寫上週數。11 月通常會有 4 到 5 週,所以你會寫：W45、W46、W47、W48。
這樣一來你就能清楚看到這個月有幾週，每週可以安排哪些任務。
參考圖片更清楚：
步驟 2：把所有「專案」列出來
「列 (Row)」的方向寫專案。
為什麼要這樣安排呢？
因為當你把專案寫在「列 (Row)」的方向，週數寫在「欄 (Column)」的方向，你就能在每個交叉格子裡填入「這週要做什麼任務」。
這樣的排列方式，讓你：
可以從左到右掃過去，快速看出某個專案在不同週的進度。
你也可以從上到下看，了解某一週有哪些專案正在進行。
讓我舉個例子
這裡的專案我定義成：
由 1個以上的任務組合而成、需要跨週或跨月處理的事情。
假設我要和家人 12/01～12/08 去東京玩，我會這樣寫：
P-20251201 ~ 20251208 去日本東京旅行 (和家人)
命名格式很簡單：
「P」表示 Project /專案起迄 / 做什麼 / 跟誰。
這樣一眼就能看出：
這是一個專案
什麼時候開始結束
內容是什麼
參與者是誰
步驟 3：在最右側寫下這個專案的「定義」
這一步很重要，但很多人忽略。
在專案名稱的最右側欄位，寫下這個專案的具體產出。
不要只寫：「完成旅行規劃」。 要寫成：「完成 6 天 5 夜東京行程表、餐廳預約、景點路線圖」。
這能讓你在視覺上更清楚：這個專案到底要產出什麼成果。
讓我再舉個例子
假設我有另一個專案叫「P-2025 健身計畫」。
如果我只寫「完成健身計畫」，我根本不知道要做到什麼程度才算完成。
但如果我在最右側寫：「每週運動 3 次，每次 40 分鐘，持續一個月」… 我就知道：只要做滿 12 次運動，每次 40 分鐘，這個專案就算達成了。
步驟 4：替專案做任務發想
打開紙本或筆記軟體。
把單一專案可能會發生的任務，依照時間順序排列全部列出來。
例如出國專案通常會有：
討論目的地
買機票
排行程
找住宿
看交通
預約餐廳
…等。
為什麼要做任務發想呢？
因為專案只是一個大目標。 但你需要把它拆解成一個個小任務，才知道「下一步要做什麼」。
如果不拆解，我就會一直盯著「去日本旅行」這個大專案發呆… 不知道從哪裡開始動手！
但當我拆成「買機票」、「訂飯店」、「排行程」這些小任務，就能立刻開始執行第一步。
如果不知道該拆什麼怎麼辦？
問 ChatGPT 就好，你可以這樣說：
我即將 {填上專案名稱 (若有需要可以也貼上產出成果)}，請幫我拆解成具體的小任務讓我可以落地執行，只需要列出任務就好
例如下面是一個範例：
步驟 5：依序把生活和工作其他專案都拆完
這裡我對不同的族群，有不同使用「平行互見表」的建議。
如果你是上班族
我建議你從「生活專案」開始就好。
因為生活的事情你最熟悉，拆起來最容易上手。
工作專案如果你在公司中，團隊已經有固定做法… 那就先照公司的專案管理流程走就好。
如果你是一人公司老闆或是有接案的 SOHO 族
我建議你要把生活和工作的專案，都進行拆解 。
畢竟我們的生活和工作，是交雜在一起的對吧？
以我自己而言，就是把家庭和工作的專案全部都拆解並進行管理。
拆解完畢後，接下來我們來把任務填寫到「平行互見表」中吧！
步驟 6：把「一定要做的行事曆事情」，先填進 General
「平行互見表」的最上方，會有一列叫 General。
這欄是專門放「已經出現在 Google Calendar/行事曆 上的任務」。 例如：會議、陪家人、健身課、醫院預約…
這些都是你一定會做、不能移動的行程，所以要先填滿。
我來舉個例子吧
假設我的下週(W45)已經有這些固定行程:
週一晚上 7:00 有日文課
週三下午 2:00 要去看牙醫
週五晚上要陪家人吃飯
我會先把這三個行程填進 General 那一列的 W45 欄位裡。
這樣我就能立刻看出：週一、週三、週五，這些時段已經被佔用了。
剩下的時間，才是我可以用來處理其他專案任務的空檔。
步驟 7：再把每個專案的任務，排進「下週」欄位
General 填好後，開始從上到下一個專案掃過去。
然後你要問自己：「哪些任務，我要排進下週？」
排的過程，你會立刻看出：
下週會不會太滿
哪些專案需要提前準備
有沒有某個專案完全沒動
這就是平行互見表最強大的地方：你會看到任務以及任務之間的平衡。
步驟 8：跨週欄位用來安排「未來已知會發生的」
平行互見表也可以預排任務。
如果你剛排好 W45，你已經知道某些任務會在更後面的週進行… 也可以先預排到 W46、W47。
這樣你會更清楚：哪個專案後面會爆、哪個專案快結束了。
做到這裡，你就能：
一眼看出一週的負載
更容易在週末復盤一週
不會忘記任何正在進行的專案
簡單說：你終於可以用全局視角過生活。
快速總結「平行互見表」 8 步驟
步驟 1: 建立你的 Google Sheet
步驟 2: 把所有「專案」列出來
步驟 3: 在最右側寫下這個專案的「定義」
步驟 4: 替每個專案做任務發想
步驟 5: 把生活和工作專案都拆完
步驟 6: 把「一定要做的」先填進 General
步驟 7: 再把每個專案的任務,排進「下週」欄位
步驟 8: 跨週欄位用來安排「未來已知會發生的」
現在就打開你的 Google Sheet，花 30 分鐘建立你的第一張平行互見表…
讓自己開始用全局視角過生活吧！
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