🏗️ 打造上班族的個人專案管理系統全指南
想同時顧工作、副業、家庭?你需要這本全指南
Hi 我是朱騏 👋 又到了每週給你寫封信的時間啦~
過去 5 週我都在寫「個人專案管理」的內容,這一篇文章我要來做個大彙整。
我剛出社會的時候,以為自己只能是「一次只能做好一件事」的人。
像是:
準備PMP考試就專心考試
忙工作就專心工作
顧家庭就專心家庭
但出社會三、四年後…
我發現自己想做的事越來越多:
工作責任變重,家庭也要兼顧
想寫作,開始經營副業
開始接到商業講座邀約
這時候我發現,過去「想到什麼做什麼」的方式已經不夠用了。
當自己想做的事情變多時…
我已經很努力擠時間:平日晚上8點到10點全部用來自我成長,週日整天都在工作。
但還是常常覺得:「為什麼又沒辦法做XXX?」
我意識到,問題已經不是時間不夠…是我需要一套系統!
我試過全數位管理,但太容易分心。
我也試過全紙本,但外出時不方便攜帶和書寫。
看來,我必須找出適合自己的路。
最後,我發展出一套「數位+紙本」混合系統
這個系統,我已經用了 1.5 年。
現在我同時管理10個專案,每週都知道該做什麼,不再有「為什麼又沒做到」的挫折感。
這套系統分成 5 層:從年目標到日任務,從數位規劃到紙本執行。
下面讓我不藏私、不保留的全部跟你分享。
備註:
這篇文章強調親自實作,內容詳細建議先加入到書籤/我的最愛中,之後可以重複閱讀慢慢實作。
如果你懶得看文字,也可以 直接看這個 YouTube 清單。
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欸,那個…
很多人私信說:「這個訂閱制有沒有試讀?」
偷偷告訴你…當然有呀!
你可以看這篇 【範例文章】,會發現我的寫作邏輯:
先跟你分享寫個人網站文案的邏輯
然後教你怎麼把這套邏輯寫成 AI 指令
如果你喜歡我的《知識複利週報》寫作風格,那你肯定會喜歡這份付費訂閱專欄。
第一層:用心智圖展開年目標,看清產品線全貌
我曾經用OKR來規劃年目標。
實驗了兩年,最後放棄。
因為OKR太強調「達成目標」,當我一直做不到設定的目標時,就會覺得很挫折。
後來我改用心智圖。
心智圖對我來說,是用來「展開所有可能性,然後聚焦優化已有的」。
我的心智圖長這樣…
中心:2025年目標
第一層:B2B / B2C
第二層:具體產品線
然後 B2B 和 B2C 可以再分別展開:
B2B → 企業內訓、講座(再展開主題:卡片盒筆記法、復盤等)
B2C → 公開班、一對一諮詢、一對一寫作教練、業配等
用心智圖展開後,我可以一眼看到自己的產品線有多廣。
這幫助我做一個關鍵決定:聚焦一季(三個月)可以做什麼。
不過朱騏,你從一開始就是這樣做的嗎?
當然不是,一開始我也是毫無頭緒。
因此我推薦使用「6 步驟便利貼矩陣法」,讓自己從混亂之中理出一些頭緒。這個方法相當適合年末時,替自己梳理一番並準備明年想做的個人目標 (這個矩陣叫作 Impact/Effort Matrix)。
具體的細節步驟,你可以參考《一人公司老闆如何制訂 2026 年目標?》。
第二層:用Obsidian建立專案列表,用內部連結串起年度到季度任務
有了目標後,接下來就要落地執行。
怎麼做?當我確定這一季要做什麼之後,我會把這些專案放進Obsidian管理。
為什麼用Obsidian?
因為專案和任務會不斷更新,需要連結不同格式的資訊(Notion連結、Google Doc、Google Sheet等)。
數位工具更適合這種「需要彈性更新」的規劃層。
我的Obsidian結構長這樣:
我有一則筆記叫「2025年專案總覽」
裡面會列出Q1 / Q2 / Q3 / Q4的專案
每個專案名稱都是一個內部連結,點進去就能看到該專案的所有資訊。
每一則專案筆記裡會包含:
專案目標
具體任務清單
相關連結(Google Doc、Notion…等)
進度追蹤
這樣做有一個好處:我可以用「見樹又見林」的方式管理專案。在專案總覽一眼看到所有專案,點進去就能看到該專案的所有細節。
如果你想要了解具體作法,可以參考《10 步驟用 Obsidian 打造「季拆解」系統,把抽象目標變成每天 25 分鐘的具體行動》。
第三層:用平行互見表檢查月任務分配,避免任務爆量
以前,我發現每個月我都過勞。
後來在一次 60 分鐘的深度復盤時,我發現了問題:
因為我根本不知道,這個月 (4 週) 的每一週到有多少任務要做。
我一直在找一個方法,可以讓我「一眼看到整個月的任務分佈」。
後來我在YouTube看到沈建宏介紹的「平行互見表」,就是用這個工具解決了我的問題。
我用 Google Sheet製作平行互見表,長這樣
橫軸:第1週、第2週、第3週、第4週
縱軸:每個專案名稱
格子內容:動詞+名詞的具體任務(例:製作簡報、演練課程)
我怎麼判斷任務有沒有爆量?
第一眼:看這週是不是每個專案都有任務。
如果都有,代表可能太滿,我會產生警覺。接下來我會用「番茄鐘工作法」來預估工時。
每天預計工作4小時 = 4 ~ 8 個 50 分鐘番茄鐘
每個任務估算需要幾個番茄鐘(例:製作簡報4–6個、寫文章1個)
這些估時在一開始不會很準,但透過每週不斷review 就會越來越準。
如果我發現某週任務太多,就可以把任務挪到下週或下下週。平行互見表讓我可以清楚看到:在這個月裡,每一週我在每一個專案都安排了哪些任務。
即使同時管理10個專案,我也能確保每週的任務量是可控的。
如果你想要了解具體作法,可以參考《怎麼安排一個「做得到的月目標」?》。
第四層:用Muji手帳規劃週任務
確定好月任務分配後,我會在每週五安排下週要做的任務。
我是怎麼做的呢?
我會掃描Obsidian裡所有的專案筆記。
每一則專案筆記我都會打開來看,判斷哪些任務要推進。
然後我會同時做兩件事:
先將下週要做的任務,都謄寫到平行互見表
接著打開Muji手帳,依序把任務分配到禮拜一 ~ 禮拜五
這樣我就知道,下週的每一天具體要執行的任務了。
如果你想要了解具體作法,可以參考《3 步驟使用 Muji 手帳掌握週計畫,時間管理新手也能立刻上手!》。
第五層:用封閉式清單區分優先級
最後一層,是日任務的執行。
我會在晚上9點關電腦前,把隔天的任務從Muji手帳謄寫到卡片上。
為什麼要多一個謄寫步驟?
這個做法受到《重要事,明天做》這本書的啟發。
謄寫有兩個作用:
強迫review → 重新檢視任務,加深印象
現實檢查 → 在寫的過程中會問自己「真的做得完嗎?」
基本上我現在的任務安排,在週五規劃時都算蠻準的。
除非當天有突發狀況需要救火,導致任務沒做完…我才會延遲原先安排的任務。
封閉式清單又是什麼?
我會在卡片上寫完明天的待辦任務後,在最下面畫一條線。
如果有突發任務(看起來很緊急,但實際上不需要今天做),我就把它寫在線下方。
這個機制幫我解決一個問題:
當有突如其來的緊急任務插進來時,我可以先把它寫在紙上。
這樣就不會立刻去做,或是內心一直想著要去做這件事。
當大腦不用一直記著,就可以繼續專注在今天原本規劃的任務上。
如果你想要了解具體作法,可以參考《上班族一日任務管理手冊》。
最後讓我幫你總複習一下
透過這5層架構,你將能對時間和任務有踏實的掌握感。
即使你要同時管理10個專案,你也能清楚知道:
今年要做什麼 (Impact/Effort Matrix)
這一季要做什麼專案 (Obsidian)
這個月任務量是否合理(平行互見表)
這週要做什麼(Muji手帳)
今天要做什麼(索引卡)
最後,你將不再有「為什麼又沒做到」的挫折感。
因為每週你都知道該做什麼,並且能在每天專注執行。
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內容除了朱騏老師的說明、使用心法,還分享自己怎麼解決曾經的困擾!
有趣的事情是,老師曾經的痛點,是我可能會遇到的困擾。但目前的我只知道自己卡住了,還說不出發生了什麼問題。
很喜歡朱騏老師附上方法源頭的作法,這讓讀者能自己按圖索驥。
這是一篇超神奇的不藏私、系統化的執行攻略。謝謝朱騏老師願意無償寫出這樣的內容~不可思議的慷慨❤️