上班族職場 SOP 文件建立指南
擺脫重工地獄,最簡單的 SOP 建立法只需 5 分鐘
Hi 我是朱騏 👋 又到了每週給你寫封信的時間啦~
這週來談談一個特別的知識輸出主題:SOP 文件。
所謂的 SOP 文件,是將你在工作上「怎麼從 0 到 1 做完一件任務」寫成文件記錄下來。
我是在去年,開始建立自己的 SOP 文件。
那時我剛從一人公司起步,每天處理企劃、教學、行銷、回信,什麼都自己來。
建立 SOP 文件之後,我:
終於擺脫了「重工地獄」
把工作錯誤率降到最低
靠 SOP 系統化地經營起整個事業
「但我不開公司阿,我只在一家公司上班…那 SOP 文件關我什麼事情?」你問。
身為一個從職場上班族轉型創業的過來人…
我發現如果工作上不建立 SOP,就會發生以下 3 個超級惱人的問題:
重複摸索,浪費時間在低效重工
錯誤頻率高,難以持續優化工作流程
交接困難,同事一離職整個流程就停擺
學會寫 SOP 文件,就能降低以上問題 50–60% 的發生頻率。
「那朱騏,你是怎麼替自己的工作開始建立 SOP 的?」
如果能重新再來一次,我會有 5 件事做得完全不一樣:
不要一開始就追求「完美格式」
先記錄再優化,不要反過來
一開始就建立「常見錯誤清單」
不要只寫給自己看
永遠記得:SOP 是為了「節省腦力」
我們馬上來看!
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事情 1. 不要一開始就追求「完美格式」
那時我以為 SOP 要長得漂亮、有完整標頭、流程圖,最好像企業手冊一樣。
結果我光在排版、整理結構上就卡了好幾天。 結果我浪費了時間、沒了動力、也讓 SOP 成了「遲遲未完成的計畫」。
現在我會選擇從最小版本開始:
只要能讓自己「明天少想一件事」,那就夠了。
例如我現在的 SOP 文件,就是單純寫下「做一件任務的步驟」。 像是以「收到並回覆公開演講」這個任務來說,下面是我的固定執行步驟。 單純記錄執行的步驟,下一次重做一次就變得好輕鬆。
備註:如果你想要看到我目前完整的 SOP 文件記錄格式 (搭配 AI 幫忙),可以參考 一人公司如何用 Notion 建立 SOP 文件系統?我的 5 步驟完整實戰經驗分享。
事情 2. 先記錄再優化,不要反過來
當時我總想等流程穩定後,再開始寫 SOP 文件。
但那樣只會讓 SOP 永遠停留在腦袋裡。 後來我學會:「先寫下目前的做法,再慢慢修。」
因為寫下來之後,才能看見問題在哪、效率卡在哪。
先記錄流程
再標註重點
最後定期檢查與更新
這樣 SOP 才會自然成長。
現在我習慣在「下班前 5 分鐘」,隨機挑選一個任務並問自己:
我從 0 到 1 做這個任務的步驟,是什麼?
例如就連「寄送 Email 給跨部門的窗口」這件事情,我們都可以寫下:
確認「要確認的資訊」
寫下 Email 草稿
貼到 ChatGPT 進行潤飾
貼到 Gmail
檢查 Email 內容
寄出
明天你再寄送 Email 給另外一位跨部門的窗口時,就能按照這個 SOP 來做事了。
事情 3. 一開始就建立「常見錯誤清單」
最大的錯誤之一,是我沒記錄那些「坑」。
每次出錯都要重新查資料、重新 debug。
如果能回到當時,我會從第一份 SOP 開始就附上:
常見錯誤與解法
系統異常處理方式
注意事項與例外情況
因為一份能防雷的 SOP,才是真正省時間的。
例如我發現「寄送 Email 給跨部門的窗口」,對方窗口很容易過個 3 天都沒回信。因此我可以在這份 SOP 文件加上「注意事項:設定 N+3 天提醒自己追蹤對方窗口」。
像是下面這樣:
文件標題:寄送 Email 給跨部門的窗口
步驟:
1. 確認「要確認的資訊」
2. 寫下 Email 草稿
3. 貼到 ChatGPT 進行潤飾
4. 貼到 Gmail
5. 檢查 Email 內容
6. 寄出
注意事項:設定 N+3 天提醒自己追蹤對方窗口事情 4. 不要只寫給自己看
以前我總覺得「反正就我在用」,所以 SOP 寫得又亂又簡略。
直到有一次我請外包幫忙照流程操作,結果她卡關、誤解、出錯。
那時我才明白,SOP 應該寫給「下一個人」也能看懂。
這裡我分享一個訣竅:
在需要使用到特定的軟體時,最好截圖附在 SOP 文件上。
舉例來說,下方的 SOP 有使用到 ChatGPT 這個軟體。那麼最好截圖自己怎麼操作這兩款軟體的截圖。像是下面這樣:
備註:如果是常用軟體 (例如 Gmail),可以先考慮不用特別加圖。如果外包/同事有在這裡犯錯,再補上圖片即可。
事情 5. 永遠記得:SOP 是為了「節省腦力」
我花了 1 年才理解,SOP 的目的是讓你少動腦、少重工、少焦慮。
這裡你可以思考一個問題:
你每天有多少時間,是花在「回想上次怎麼做」這件事上?
想想看:當你要寄一封重要的 Email、要製作一份提案簡報、要處理客戶的退款申請時,你是不是都要先回想
「上次我是怎麼做的?」
「有哪些步驟?」
「要注意什麼?」
光是這些「回想」,就默默吃掉你每天 30 分鐘到 1 小時的時間。
別再糾結它該多正式、該放哪裡。
我一開始也想把 SOP 做得很專業,結果光是研究要用什麼軟體、怎麼排版…就拖了 1 個月都沒動手。 後來我直接用手機的「備忘錄」,隨手記下「每週例會前要準備的 5 件事」。結果神奇的事發生了:我開會前不再慌張翻資料,會議品質也變好了。
只要能幫你快速完成重複的事,那就是好 SOP。
重點整理:5 件能讓你更快建立好 SOP 的關鍵
從不完美開始
先記錄再優化
建立錯誤清單
寫給別人看得懂
記得 SOP 是幫你「省腦力」的工具
你對哪一個最有啟發呢? 歡迎在下面留言告訴我!
PS. 你可能在想:「我還沒確定要離職創業,現在參加會不會太早?」
恰恰相反!講座中 70% 的內容都是「上班族階段」就能用的方法:寫間歇式日記、寫作建立個人品牌、用 SOP 思維提升工作效率。這些技能不管你最後選不選擇離職,都能讓你在職場更有競爭力、工作更有系統,把它當作「為自己多開一條路」的投資!






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