📘 上班族的一週任務安排攻略本
3 步驟掌握週計畫，時間管理新手也能立刻上手!
Hi 我是朱騏 👋 又到了每週給你寫封信的時間啦～
之前的電子報我講完了「年目標設定」和「月目標列點」。
這封電子報，我想要進一步跟你「週任務」如何安排。
如果你：
過去完全沒有替自己預排任務的概念
隨興而做但也搞不清楚自己在幹嘛
覺得從年目標設定壓力太大
那麼我推薦你一定要好好閱讀這封電子報。
「週」是我最推薦時間管理新手，需要先掌握的時間顆粒度。
因為你能管好你的一週，就能具體感受到 “你正在慢慢前進” 的踏實感。
我會跟你分享我的「週任務安排」工作流，總共有 3 步驟：
在 Muji 手帳填下週「已確定」的行程
檢視平行互見表
把任務塞進每天
Let’s Go 👇
備註：為了讓你真實感受到我的使用方式，我會用我實際的任務安排做舉例 (重要私人行程或工作會馬賽克)。
另外我也錄製了 YouTube，如果喜歡看影片也可以用以下方來吸收：
💡 訂閱付費專欄：【AI 個人成長作業系統週報】像經營公司一樣經營自己，每週一套 AI 實戰解方
欸，那個…
很多人私信說：「這個訂閱制有沒有試讀？」
偷偷告訴你…當然有呀！
你可以看這篇 【範例文章】，會發現我的寫作邏輯：
先跟你分享寫個人網站文案的邏輯
然後教你怎麼把這套邏輯寫成 AI 指令
當然啦，我知道你不見得有需要做個人網站。
所以訂閱制主題還囊括 筆記、復盤、寫作、學習 (我就喜歡也只深入研究這些關於個人知識管理的東西)。
那你最終能變成怎麼樣呢？
我認為是：在 AI 時代，打造屬於你自己的「個人成長作業系統」！
什麼意思?
就像電腦需要 Windows 或 macOS 才能運作，你的職涯成長也需要一套底層系統。
這套系統包含 6 大核心 (總價值超過 NT$12,000)：
01 | CEO 級的私藏方法論：獲得源自一人公司經營智慧、經過市場驗證的系統化作法，成為你應對職涯挑戰的 SOP。
02 | 隨取隨用的個人知識武器庫：一年累積 52 個針對真實職場問題的解決方案，未來遇到類似挑戰，不再從零開始。
03 | 24 小時待命的 AI 智慧團隊：每週的 AI 指令範本，就像為你招募一位虛擬助理，讓你一個人，活成一支高效率的團隊。
04 | 52 個真實情境的應用案例：你不只學會「怎麼做」，更知道「何時用」、「對誰用」，提升你的職場判斷力。
05 | 內化到腦中的決策者思維：潛移默化地掌握將複雜問題「模組化」，將目標「行動化」的思維模式。
06 | 自我驅動的個人成長飛輪：讓「知識輸出、定期復盤、學以致用」成為正向循環，一個能自我驅動的成長飛輪在你身上自動運轉。
看完結果，來看看現實面的東西…
這個訂閱，要花多少錢？
我知道，講到這裡你可能會想：「聽起來很棒，但我的預算有限...」
所以我直接說：你把它當成一筆投資。
想想看，如果這套系統能讓你：
每週省下 3 小時摸索 AI 工具應用的時間 → 一年省 156 小時
把原本要花 3 天的企劃案 → 縮短到半天完成
建立個人品牌 → 開啟接案或轉職的可能性
那這個投資的回報率，是不是遠超過你的想像？
定價很簡單：
月訂閱：NT.399/月
年訂閱：NT.4,310/年 (現省 10%，等於免費送一個月)
平均每天只要 NT$ 13 元 (不到一杯拿鐵的錢) ，就能為自己裝備上未來十年都需要的核心能力。
如果你喜歡我的《知識複利週報》寫作風格，那你肯定會喜歡這份付費訂閱專欄。
先說明我使用的工具
我用的 Muji 手帳是 by week 的版型。
(全名：バーチカルVertical Planner 立式筆記本)
一週七天剛好橫跨兩個頁面：
上面是 00:00〜24:00 的時程軸
下面是可以寫「今天要做的任務」的空白區
這種版面乾淨、平鋪、沒有多餘裝飾，非常適合做「月→週→日」的任務拆解。
備註：Muji 出了 3–4 款的年曆本，建議你到 Muji 實體店實際去翻看看自己最喜歡哪一種版型。下面我介紹的流程，都是使用 by week 的版型。
為什麼我選擇紙本手帳，而不是數位工具?
理由很簡單：愈是我頻繁查看的東西，就愈需要用紙本來保持專注。
周任務是我每天都要看好幾次的內容。如果放在手機或電腦上，很容易被其他訊息打斷。紙本手帳就像一個「純淨的工作空間」，翻開就是一週的任務預覽。
沒有通知、沒有跳出視窗，也不會突然想滑一下社群媒體。
讓我跟你分享一個我犯過的錯誤。
之前我也試過把周任務放在 Evernote/Notion 或 Google Calendar 上管理。
結果每次打開電腦想確認「今天要做什麼」時，就會看到 Gmail 有新郵件、Slack 有人標註我、或是瀏覽器跳出某個新聞通知。光是這些干擾,就讓我花了 10 分鐘才回到「檢視任務」這件事上。
更糟的是，有時候我根本忘記自己原本要做什麼…就這樣被拉走了。
現在用紙本手帳，我只要翻開就能立刻進入專注狀態。 那麼具體來說，我是怎麼使用這本 Muji 手上的呢？
以下 3 個步驟，是我現在每週固定在做的流程。
步驟 1. 在 Muji 手帳填下週「已確定」的行程
首先我會打開 Google Calendar。
我的 Google Calendar 上，會有已經確定時間的事件。像是：會議、拍攝、講座、公開班。
先把這些固定項目填進時間軸，我就能清楚看到：「這天到底還剩多少可工作的時間」。
為什麼要先填「已確定」的行程？
這些固定行程就像「時間的錨點」，它們不能移動、不能取消。
如果我不先把它們標出來，後面安排任務時就會產生「時間重疊」的問題。先填固定行程，就像先在拼圖裡放好邊框，剩下的空間才能清楚規劃。
這樣我就知道這週哪些時段，是「真正可以工作的時間」、哪些時段「已經被佔用了」。
讓我跟你分享一個我犯過的錯誤 (這個觀念請自己劃線！)
以前我都是直接把「想做的任務」塞進手帳，沒有先確認固定行程。
結果常常發生這種狀況：
我安排星期三要寫 4 小時的文章，但忘記那天下午有客戶會議。到了當天才發現時間根本不夠用，任務只好往後延…整週的計畫就全部亂掉了。更糟的是，這種「計畫失敗」的挫折感會累積，讓我開始懷疑自己是不是不會安排時間。
現在我一定先填固定行程，再來安排彈性任務。
備註：曾經有網友問我：「幹嘛多此一舉，不全部都寫在 Google Calendar 中就好了嗎？」我強烈建議別這樣做，因為你會讓自己完全無法區分重要又緊急的事情，詳細解說 可以 看這篇 Facebook 文章。
步驟 2. 檢視平行互見表
平行互見表是一張 Google Sheet，可以幫你把「一個月的全局」跟「一週的細節」一起視覺化。
看平行互見表，可以了解這週的所有任務。
下方是示意圖：
為什麼要先檢視平行互見表？
如果不先把所有任務攤開來看，我們很容易「遺漏重要的事」或是「高估自己的時間」。
平行互見表就像一張地圖，讓我看到這週所有的任務散佈在哪些專案和生活領域裡。有了全貌…我們才能判斷：
這週的工作量是否合理
哪些任務一定要完成
哪些任務可以延後
這樣安排時就不會手忙腳亂，也不會突然想起：「糟糕，我忘了這件事！」
讓我舉個例子吧
假設我這週的平行互見表上有這些任務：
剪輯影片
回覆客戶信件
撰寫課程大綱
帶小孩去看牙醫
採買家裡的日用品
準備週五的線上讀書會
這時候我就知道…這週不能再接新案子了，因為時間已經很緊繃！
有了這個全貌，我就能依序把這些任務放到下週的禮拜一到五去執行。
但我是怎麼分配這些任務的呢，繼續看步驟 3。
備註：如果你想了解「平行互見表」具體的操作方式，可以看 這支 24 分鐘教學 | YouTube。
步驟 3. 把任務塞進每天
確定每天的「剩餘時間格」後，我才開始把任務分配進下方的每日任務欄位。
至於每天要抓多少任務，我建議要用「蕃茄鐘」這個工具來進行估算。
「蕃茄鐘」是一個相當有名的工作方法：
專注工作 25 分鐘後休息 5 分鐘，稱為 1 個番茄
執行 4 個番茄後，可以獲得 20–30 分鐘的長休息
為什麼要用蕃茄鐘來估算時間？
理由是：「小時」太抽象，「分鐘」又太瑣碎…蕃茄鐘剛好是一個具體又好估算的單位。
一個蕃茄鐘是 25 分鐘，我很容易就能判斷「寫一篇文章大概要 4 個蕃茄鐘」或「剪一支影片大概要 3 個蕃茄鐘」。更重要的是，用蕃茄鐘估時間，可以避免我們「把一天塞得太滿」。例如一天扣掉吃飯、休息、突發狀況，大概只有 6 到 8 個蕃茄鐘可以工作。
這樣我就知道該安排多少任務才合理。
分享一個訣竅：超過 25 分鐘的任務，一定要拆開
如果一個任務需要超過 25 分鐘(也就是超過 1 個蕃茄鐘)，我一定會把它拆成更小的子任務來做。
例如「做簡報」可以拆成：
列大綱
找素材
做毛片
用排版
假設「做簡報」這個任務能拆成 4 個小任務，你看就佔用了 4 個蕃茄鐘，這樣一天的工作量其實就相當足夠了！
把任務拆小，是讓周計畫真正可執行的關鍵。
再看一次我的表格，每一天的工作量大約就是花費我 6 ~ 8 個蕃茄鐘 (3 ~ 4 小時專注時間 )去做。
這樣做，能讓自己知道：反正今天，就是把這些工作搞定就對了。
最後讓我幫你整理這 3 步驟
我們提到了:
為什麼選擇 Muji 手帳的 by week 版型，以及為什麼用紙本而不是數位工具
步驟 1：先在手帳填下週「已確定」的行程,避免時間重疊
步驟 2：檢視平行互見表，把這週所有任務攤開來看清工作量
步驟 3：用蕃茄鐘估算每個任務的時間
翻開你的 Muji 手帳，用這 4 個步驟安排下週的任務吧！
PS：如果你對「發現工作問題的底層邏輯，並用 AI 工具解決問題」系統化思考流程感興趣...歡迎點右邊試讀【範例文章】。你可以看到我是先跟你分享寫個人網站文案的邏輯，然後教你怎麼把這套邏輯寫成 AI 指令。
當你完成訂閱後不只會收到未來的每週專欄，你還會立即解鎖【超過 200 篇的過往實戰文章】！
覺得用番茄鐘做為評估時間和任務量的方法很具體! 只是工作上還沒試過這方法, 可能因為不太會「做25分鐘、休5分鐘」這樣的模式，有時覺得比較有距離感XD (我自己是希望保持動力和專注感，如果手上事情還順利進行的話就想一次做完) 不曉得大家是怎麼執行番茄鐘管理的呢?